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Niger: Grants Coordinator

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Organization: International Rescue Committee
Country: Niger
Closing date: 22 Mar 2019

Organizational Description

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world’s worst humanitarian crises and helps people to survive and rebuild their lives. Founded in 1933 at the request of Albert Einstein, the IRC offers lifesaving care and life-changing assistance to refugees forced to flee from war or disaster. At work today in over 40 countries and 22 U.S. cities, we restore safety, dignity and hope to millions who are uprooted and struggling to endure. The IRC leads the way from harm to home.

Background

Since the early 1980s Niger has consistently been ranked at the bottom of the UN’s Human Development Index. Over half the population suffers from chronic food insecurity and one in ten are extremely food insecure. Niger is also a disaster prone country, regularly hit by food crises and vulnerable to flooding, cholera and locust swarms. Access to health care and education for women and girls are very limited. In addition to the vulnerability of a significant proportion of Nigeriens, Niger also hosts refugees from neighboring Mali and Nigeria.

IRC’s vision for Niger is that individuals, households and communities are resilient, self-reliant and able to thrive in a changing context. IRC Niger is present in the regions of Tillabery, Agadez and Diffa with projects in the following areas: Environmental Health (EH) and Non Food Items (NFI) including Emergency – Rapid Response Mechanism (RRM), Protection (SGBV, Child Protection, Monitoring Protection and Protection Integration), Education, Nutrition, Health and Livelihoods.

Scope of Work

The Grants Coordinator will lead grant management for the IRC in Niger. The position reports to the Deputy Director for Programs (DDP) and supervises the Reporting & Partnership Manager, and the Grants Officer. This position is based in Niamey with trips to field sites as needed. The Grants Coordinator will work collaboratively with the IRC’s senior management team, the technical coordinators, operations team, and the finance team.

Responsibilities:

Proposals

  • Lead coordination of proposal development (including logframe meetings) working with program staff and ensuring proper review at the HQ level, gathering input from technical coordinators, technical advisors, Research, Monitoring and Evaluation staff, and the Regional Unit.
  • Write budget narratives, edit proposals, and ensure proper proposal and grant management procedures are followed.
  • Act as focal point with donors in-country for the proposal development process.
  • Monitor and support the use of management tools such as FM01 and Budget vs. Actual (BVA) for the proper monitoring and the successful implementation of programs and early warning in case of obstacles or challenges.
  • Liaise with NY and UK grant units in order to ensure proposals meet internal standards, apply IRC’s Outcomes Evidence Framework (OEF), are in line with IRC Niger’s Strategic Action Plan (SAP) and are donor compliant.

Reporting

  • Support the Grants Manager in the reporting process with in-country staff for updates and HQ for approvals before submission to the donor.
  • Ensure that reports to donors are submitted on time; that reports are coherent and accurate (quarterly, interim or final reports).
  • Play a key role in Grant Opening and Closing meetings, as well as monthly/regular grants management meetings which include representation from each unit (finance, programs, logistics) and ensure proper follow up of issues raised.

Donor Compliance

  • Act as focal point with donors in-country on grants management issues for ongoing, past, and potential future projects.
  • Review donor agreements and coordinate their review with the relevant IRC HQ office.
  • Ensure that grants are implemented in compliance with IRC and relevant donor regulations.
  • Maintain and update grant files related to proposals.
  • Ensure that partnership and sub-grant related administrative processes and procedures are consistently implemented throughout the program, including pre-award compliance checks, agreements, and disbursements and reporting.

Communication and Information Management

  • Distribute to IRC staff all documentation (grant proposals, reports, budget, etc.) related to their specific programs.
  • Supervise Grants Manger to keep country fact sheet updated and contact communications team to update the information on the Niger website periodically.
  • Keep an updated inventory of all communications related to programs/donors and ensure communication and visibility requirements are met.

Management and Capacity Building

  • Supervise Reporting & Partnership Manager and the Grants Officer and provide on-the-job training. Discuss job expectations, set objectives and provide appropriate and timely feedback regarding performance.
  • Offer training and capacity building to all IRC and local partners staff on program reporting and IRC program specific documents.

Administrative/Other

  • Act as main point of contact for New York and UK offices, ensuring HQ staff are kept informed of important issues affecting the country program’s portfolio.

Status and Security Protocols:

  • This position is non accompanied. Housing is in a shared IRC guesthouse and includes amenities such as Internet, cable TV and cleaning staff.
  • Niger is security phase 2 (Yellow) and the field office in Diffa is in the security phase 3 (Orange). As such, the Grants Coordinator will be expected to respect the various security protocols in place in country.

Job Requirements:

  • Masters degree or equivalent in international affairs, development or related subject
  • At least three years of experience working in project and/or grants management and proposal/business development/design
  • International experience with preference in Africa
  • Prior knowledge of donor regulations (UNHCR, OFDA, USAID, ECHO, DFID, SIDA, SDC, UNICEF, etc.)
  • Previous successful experience developing projects, writing proposals and reports for public donors
  • Good communicator with strong organizational, time management and analytical skills
  • Excellent inter-personal, cultural and diplomatic skills
  • Strong writing and editing skills with close attention to detail
  • Flexibility to adapt to changing requirements
  • Strong capacity to mentor and build capacity of staff
  • Ability to juggle competing priorities, meet demanding deadlines and work under pressure in unstable security environments
  • Strong computer skills
  • Fluency in English and French, spoken and written
  • IRC experience is an asset

Description de l’Organisation

L'International Rescue Committee (IRC) répond aux graves crises humanitaires à travers le monde et aide les populations victimes à survivre et reconstruire leur vie. Fondée en 1933 à la demande d'Albert Einstein, IRC offre le secours et l'assistance pour améliorer les conditions de vie des réfugiés forcés de fuir la guerre ou les catastrophes. Présent dans plus de 40 pays et 22 villes des États-Unis, nous restaurons la sécurité, la dignité et l'espoir pour des millions de personnes loin de chez elles et qui souffrent. IRC ouvre la voie vers des conditions de vie meilleure pour ces personnes.

Historique

La vision de l'IRC pour le Niger est de renforcer la résilience, l’autonomie et la capacité des individus, des ménages ainsi que des communautés à prospérer dans un contexte en mutation. IRC Niger est présente dans les régions de Tillabéry, Tahoua, Agadez et Diffa et ces domaines d’interventions sont : la Santé Environnementale (EH), les biens non alimentaires (NFI), l’urgence – Mécanisme de réponse rapide (RRM), la Protection (SGBV, Protection de l'enfance, Suivi de la protection), l’Education, la Nutrition, la Santé et les Moyens de subsistance.

Contexte

Depuis le début des années 1980, le Niger est classé au bas de l’échelle de l’indice de développement humain des Nations Unies. Plus de la moitié de la population souffre d’une insécurité alimentaire chronique et un habitant sur dix est en situation d’insécurité alimentaire aigüe. Par ailleurs, le Niger est régulièrement en proie aux catastrophes naturelles, aux crises alimentaires, aux inondations, au choléra et aux attaques provoquées par les essaims de sauterelles dans les champs agricoles. A cela s’ajoute le faible accès aux soins et à l'éducation des femmes et des filles. Outre la vulnérabilité d'une proportion importante de Nigériens, le Niger accueille des réfugiés maliens et nigérians.

Cahier des charges

Le/la Coordonnateur (trice) Grants sera chargé(e) de la gestion des subventions reçues par IRC Niger. Il ou elle est placé(é) sous la supervision du Directeur Adjoint des Programmes (DDP) et supervisera la Responsable Partenariats et Reporting ainsi que la Chargée des Subventions. Ce poste est basé à Niamey avec des déplacements sur le terrain au besoin. Le Coordonnateur Grants sera en collaboration avec l’équipe de direction d’IRC, les coordonnateurs techniques, l’équipe des opérations et l’équipe finance.

Responsabilités:

Proposition de projets

  • Superviser l'élaboration des propositions de projet (y compris les réunions portant sur le cadre logique) en collaboration avec les gestionnaires des programmes, collecter des informations auprès des coordonnateurs techniques, des conseillers techniques, de l’équipe chargée de la recherche, du suivi et de l'évaluation ainsi qu’auprès du Bureau régional, s’assurer que la revue des propositions faite par le siège est correcte.
  • Rédiger les narratifs techniques et les propositions de projets, veiller à ce que les procédures relatives à la rédaction des propositions et à la gestion des subventions sont respectées.
  • Etre le point focal des bailleurs présents au Niger dans le cadre de l’élaboration des propositions de projet.
  • Superviser l’utilisation des outils de gestion des subventions notamment le FM01 et le BVA pour le suivi et la mise en œuvre des programmes et des systèmes d’alerte en cas d’obstacles ou de défis.
  • Assurer la coordination avec les unités Grants de New York et du Royaume-Uni afin de vérifier que les propositions respectent les normes internes, les Outils du Cadre des Résultats et des preuves (OEF) d’IRC, qu’elles s’alignent sur le plan d'action stratégique (PAS) d'IRC Niger et qu’elles sont conformes aux exigences des bailleurs.

Reporting

  • Soutenir le/la Responsable Grant dans le processus de Reporting en impliquant le staff national pour les mises à jour et le siège pour l’approbation des propositions avant de les soumettre aux bailleurs.
  • S'assurer que les rapports sont soumis à temps aux bailleurs ; qu’ils sont cohérents et concis (rapports trimestriels, intermédiaires ou finaux).
  • Jouer un rôle clé dans les Réunions d’Ouverture et de Clôture des subventions, ainsi que dans les réunions portant sur la gestion des subventions mensuelles / régulières auxquelles participe chaque département (finance, programme, logistique) et faire le suivi des problèmes évoqués.

Conformité concernant les exigences des bailleurs

  • Etre le point focal des bailleurs présents au Niger pour toutes les questions relatives à la gestion des subventions concernant les projets en cours, passés et futurs.
  • Examiner les conventions des bailleurs avec le siège d’IRC
  • Veiller à ce que les procédures de gestion des subventions soient conformes aux règles d’IRC et des bailleurs.

  • Maintenir et mettre à jour les fichiers Grants

  • Veiller à ce que les partenariats et les procédures administratifs relatifs aux sous-subventions soient systématiquement mis en œuvre tout au long du programme, y compris les contrôles de conformité préalables à l'octroi de subvention, les accords, les décaissements et les rapports.

Gestion de la communication et de l'information

• Distribuez au personnel d’IRC les propositions de projet, les rapports, le budget qui concernent leurs département.

• Veiller à ce que le/la Responsable Grant mette à jour la fiche d’information pays et contacte le département communication pour mettre à jour les informations relatives Niger sur le site internet de façon périodique.

• Tenir un inventaire de toutes les communications relatives aux programmes / bailleurs et veiller à ce que les exigences en matière de communication et de visibilité des bailleurs sont respectées.

Gestion et renforcement des compétences

  • Superviser la Responsable Reporting et Partenariats ainsi que la Chargée des subventions et leur octroyer une formation. Discutez des attentes du poste, fixez des objectifs et évaluer son équipe
  • Former et renforcer les compétences des staffs IRC et des partenaires locaux sur le Reporting et leur fournir les documents relatifs au programme.

Administration

  • Etre le point focal des bureaux de New York et du Royaume Unie, s’assurer que le staff du siège est informé des problèmes affectant le programme pays.

Consignes de sécurité:

  • • Ce poste est non accompagné. Le Coordonnateur Grand est hébergé dans une maison d'hôtes partagée d’IRC et comprend les équipements suivants Internet, la télévision par câble et le personnel chargé du nettoyage.
  • • Le Niger est placé en phase de sécurité 2 (jaune) et le bureau extérieur de Diffa est en phase de sécurité 3 (orange). Le coordonnateur Grant devra respecter les protocoles de sécurité en vigueur dans le pays.

Exigences requises pour le poste:

  • Etre titulaire d’une Maîtrise ou l’équivalent dans le domaine du développement, en affaires internationales ou matières connexes
  • Avoir au moins trois années d’expériences professionnelles dans la gestion de projets et / ou dans la gestion des subventions et des propositions / le développement commercial
  • Expérience internationale de préférence en Afrique
  • Connaissance préalable des exigences des bailleurs de fonds (HCR, OFDA, USAID, ECHO, DFID, SIDA, DDC, UNICEF, etc.).
  • Expérience antérieure réussie dans le développement de projets, la rédaction des propositions et des rapports pour les bailleurs.
  • Bon communicant doté de solides compétences organisationnelle, en gestion du temps et en analyse
  • Excellentes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques
  • Capacités rédactionnelles éprouvées avec une attention particulière portée aux détails
  • Capacités d’adaptation aux exigences
  • compétences en supervision et en renforcement des capacités du personnel
  • Capacité à concilier des priorités concurrentes, à respecter des délais rigoureux et à travailler sous pression dans des environnements de sécurité instables
  • Solides compétences en informatique
  • Maîtrise de l'anglais et du français, parlé et écrit
  • Une expérience au sein d’IRC est un atout

How to apply:

https://rescue.csod.com/ats/careersite/jobdetails.aspx?site=1&c=rescue&id=3719


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