Country: Niger
Closing date: 02 Jul 2018
Background Information - Job-specific
Dans le cadres des partenariats signés avec ses clients, La Plateforme Opérationnelle de l’Afrique de l’Ouest Francophone est amenée à fournir des services d'assistance technique, de gestion de projets d'infrastructure et de gestion de programmes, en intégrant des experts hautement qualifiés et expérimentés au sein des institutions clientes.
L'objectif du programme est de réduire la pauvreté grâce à la croissance économique au Niger. Les activités spécifiques comprennent la réhabilitation et l'entretien d'environ 180 km de routes pavées et non revêtues ainsi que l'amélioration de l'irrigation d'environ 13 000 hectares de terres agricoles.
Avec une équipe de 32 personnes basée à Niamey, l'UNOPS fournit une assistance technique et un soutien administratif et de gestion au gouvernement, ce qui devrait se poursuivre pendant encore cinq ans. Le budget global du programme est d'environ 437 millions de dollars.
Dans ce cadre l'UNOPS est à la recherche d'un(e) Responsable du Bureau de Gestion du Programme – PMO qui aura pour responsabilité la réussite de la mise en œuvre du projet. Elle/Il devra pour cela planifier et gérer toutes les étapes de la mise en œuvre, afin d'obtenir les résultats attendus. Son rôle sera de veiller à ce que le management, les procédures, méthodes et pratiques de mise en œuvre soient en accord avec les normes de gestion recommandées par les institutions clientes et l’UNOPS.La ou le Responsable du Bureau de Gestion du Programme – PMO assurera ainsi l’assurance qualité du projet au sein des Unités de Gestion du Programme. Elle/Il veillera à ce que soit faite une sélection adéquate et cohérente des activités à mettre en œuvre, et à maintenir un équilibre entre les priorités opérationnelles et les changements, à la facilitation de la gouvernance et de la prise de décision et à la mise en place des ressources et capacités nécessaires à une mise en œuvre efficace. Là où le Responsable du Bureau de Gestion du Programme – PMO sera le premier point de contact entre le client et l'UNOPS. Elle/Il fera le lien entre le personnel de l'UNOPS basée au niveau projet, l’équipe de gestion du programme basée au niveau du Hub à Dakar, et le reste de l’UNOPS. En dehors du PMO, elle/il sera le superviseur des chefs d’équipe des différents projets faisant parties du Programme dont il/elle aura la responsabilité.
Responsabilités
Résumé des fonctions: Appui à la gestion du portefeuille; Mise en place, planification et clôture du programme; Suivi et rapports; Gestion des parties prenantes; Assurance Qualité; Gestion des connaissances et innovation; Gestion des ressources.
Appui à la gestion du portefeuille
En collaboration avec l'équipe PMO, fournir des niveaux d’appui appropriés à la gestion du programme et un soutien administratif à l’équipe exécutive du client sur toutes les activités du programme, tout en appliquant les normes en vigueur et les meilleures pratiques, en conformité avec les politiques et procédures du partenaire
Améliorer si nécessaire la méthodologie de gestion de programmes/projets existante afin d’améliorer la mise en œuvre du programme et de ses composantes
Promouvoir les bonnes pratiques de gestion du programme, des projets et de leurs activités au sein de l’équipe de l’institution cliente et servir de liaison et de canal de communication entre l’Exécutif et les équipes de mise en œuvre du programme et des projets
Contribuer directement à la supervision des opérations
Fournir des conseils et des directives sur les activités du programme et la gestion des projets en conformité avec le contrat et les documents encadrant le programme
Assurer le développement, la mise en œuvre et, si nécessaire, l’amendement, des budgets et des organigrammes, en assurant des synergies au sein de l’institution cliente
Assurer la liaison avec les chefs d’Unité de l’institution cliente et les appuyer sur toutes les questions liées à la gestion des finances et des actifs du projet
Élaborer et établir les systèmes de suivi des dépenses du Bureau de Gestion du Projet (PMO), en complément aux outils en ligne de l’institution cliente et de l’UNOPS, afin d'assurer une planification efficace, des prévisions justes et un suivi constant de l’exécution du projet.
Mise en place, planification et clôture du programme
Faciliter le développement de plans généraux de mise en œuvre du programme, des projets et des activités, tout en définissant les étapes intermédiaires nécessaires à la réalisation du projet dans son ensemble
Développer suivre et maintenir les interdépendances entre les projets
Aux fins de la clôture du projet, fournir un appui (ou superviser un représentant) au point focal désigné par l’organisation auprès du partenaire
Faciliter le développement et la mise en place des outils de gestion de programme, des projets et des activités.
Suivi et rapports
Préparer et publier des rapports réguliers du programme, des projets et des activités, conformément aux lignes directrices du donateur en matière de production de rapports
Revoir régulièrement l'état d’avancement du programme, des projets et des activités, en évaluant les critères de performance (étendue du projet, coût, délais et qualité)
Alimenter des outils de suivi et des rapports tel que requis par les procédures de l’institution cliente et du partenaire
Définir et instaurer des procédures permettant aux parties prenantes du programme d’identifier et de prioriser les risques et problèmes, de planifier des réponses et de conseiller l’équipe exécutive sur les mesures d’atténuation à mettre en œuvre
Assurer le suivi continu et l'analyse des données de livraison selon le tableau de bord de gestion du programmeDans le cadre du suivi de l’avancement, assurer que tous les projets mettent à jour et soumettent régulièrement leur état d’avancement vers les étapes intermédiaires et fixent des objectifs, tout le long du cycle du projet. Assurer la progression des projets et remonter l’information en cas de problème
Établir une base de référence du programme, des projets et des activités (délais, coûts, qualité et étendue), et suivre les performances par rapport à celle-ci
Définir et instaurer un processus formel de contrôle des changements du projet, en particulier les changements ayant un impact sur la base de référence et les résultats
Fournir à l’Exécutif les rapports et les informations pertinentes afin d’appuyer l’équipe de gestion du programme.
Gestion des parties prenantes
Élaborer les profils des parties prenantes et faciliter l’identification et l’analyse des parties prenantes aux niveaux du programme et des projets
Faciliter et appuyer la formulation de stratégies de gestion des parties prenantes
Coordonner l’engagement des parties prenantes, en assurant un suivi efficace des interventions au sein des activités du programme en favorisant les synergies avec les services transversaux d’appui aux activités
Coordonner et suivre les communications internes relatives aux activités et à la remonté de l’information au niveau de l’Exécutif.
Assurance Qualité
Travailler avec les départements d'audit interne et de finance pour assurer que le programme est conforme aux exigences d’audit
Assurer la conformité avec les normes définies par le partenaire pour la gestion des programmes / projets
Coordonner les contrôles qualité des documents de projet/programme et des livrables
Assurer le contrôle de la qualité des produits de gestion (documents des activités et rapports).
Gestion des connaissances et innovation
Encadrer et favoriser les activités de renforcement des capacités, afin de construire les capacités du personnel sur le long terme et de façon durable, autant au niveau du personnel du l’UNOPS et l’équipe de l’institution cliente
Fournir des formations aux Managers et aux parties prenantes sur les bonnes pratiques en matière de gestion de programme, de projets et des activités
Interagir activement avec les gestionnaires de projet, afin de partager des études de cas, les leçons apprises et les meilleures pratiques
Fournir un retour d’expérience aux « Chefs de Pratiques» sur les politiques et directives de travail afin de parvenir à une amélioration continue des politiques de l’UNOPS.
Définir et instaurer des procédures permettant de collecter, d’analyser et de partager les leçons apprises pendant la mise en œuvre du programme et des projets. S’assurer que ces procédures soient bien appliquées.
Gestion des ressources
En étroite collaboration avec les chefs d’équipe PMO-Infrastructure, gérer l’allocation des ressources
Soutenir le bureau sous régional situe à Dakar (Sénégal) pour le recrutement, l'intégration et le suivi des performances du personnel
Promouvoir et soutenir une culture d'apprentissage par la responsabilisation des individus et des équipes dans l’identification de leurs besoins d'apprentissage et offrir un accès facile et flexible aux formations pour maintenir et développer les compétences du personnel.
Favoriser un environnement de travail positif, respectueux des hommes et des femmes, et veiller à ce que les normes les plus élevées de conduite et d’éthique soient respectées.
Formation/Expérience/Langue
Formation
Être titulaire d’un Masters en ingénierie civile et/ou en architecture et/ou, dans tout autre domaine en lien avec la gestion de projet.
Une combinaison d’une licence et de 2 années d'expérience professionnelle supplémentaires pertinente peut être acceptée au lieu des exigences décrites ci-dessus.
Certification
Certification PRINCE2® Practitioner ou Project Management Professional (PMP) est hautement souhaitable.Les certifications Programme/Project Management Professional (MSP®) ou PMI-PgMP/PMI-PMP seraient un atout.
Expérience
Avoir un minimum de 10 ans d'expérience professionnelle pertinente et progressive, en particulier dans le domaine de la gestion de projet avec une expérience réussie de mise en œuvre et / ou de suivi des programmes et des projets
Une expérience de travail dans la gestion d’un PMO est essentielle
Une connaissance détaillée des méthodes, règlements et outils de gestion de projet, d'achats et de gestion financière internationalement acceptés, est requise
Une forte expérience dans l'analyse des données, rapports de gestion et des outils et systèmes de gestion de l'information est requise
Une expérience professionnelle dans les pays d’Afrique sub-saharienne est requise
Une expérience dans la gestion de grandes équipes multiculturelles et composées de professionnels fortement expérimentés est requise
Une connaissance et expérience en administration/ gestion des procédures opératoires des Institutions Financières Internationales (IFIs) est un avantage
Une maitrise du logiciel Microsoft Project ou Primavera est un atout.
Langue
Une maîtrise parfaite de l’anglais et du français est essentielle.
Type de contrat, Niveau et Durée
Type de contrat: International ICA
Niveau: IICA 4
Durée: 1 an renouvelable selon les résultats de performance
Considérations supplémentaires
- Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
- Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
- Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
- Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
- Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
- Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.
La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage.Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.
How to apply:
Pour plus d'informations sur le poste veuillez suivre le lien suivant: https://jobs.unops.org/pages/viewvacancy/VADetails.aspx?id=15791